Chính sách bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân
- Nhân Sự Pro là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, chấm công, nghỉ phép và tính lương.
- Dữ liệu nhân viên do công ty của bạn nhập và quyết định cách dùng. Chúng tôi chỉ lưu trữ và xử lý theo yêu cầu của công ty đó.
- Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng để quảng cáo.
- Mỗi người chỉ xem được dữ liệu mà vai trò của mình cho phép. Nhân viên không xem được lương của người khác.
- Dữ liệu được lưu trên máy chủ ở Singapore. Khi dùng Trợ lý AI, câu hỏi được gửi tới nhà cung cấp AI ở Hoa Kỳ.
- Bạn có quyền xem, sửa, xóa dữ liệu và rút lại sự đồng ý (xem Mục 9).
1. Chúng tôi là ai
Phần mềm (địa chỉ ) do cung cấp (gọi là "Chúng tôi").
- Mã số thuế:
- Địa chỉ:
- Email: · Điện thoại:
- Người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân:
Chính sách này được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các quy định liên quan của pháp luật Việt Nam.
2. Ai quyết định việc xử lý dữ liệu
| Loại dữ liệu | Bên quyết định (bên kiểm soát) | Vai trò của Chúng tôi |
|---|---|---|
| Dữ liệu về nhân viên do công ty nhập hoặc phát sinh khi dùng app (hồ sơ, hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, lương) | Công ty khách hàng (người sử dụng lao động) | Bên xử lý dữ liệu: chỉ lưu trữ, tính toán theo chỉ dẫn của công ty |
| Dữ liệu tài khoản người đăng ký, thông tin thanh toán gói dịch vụ, nhật ký kỹ thuật | Chúng tôi | Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu |
Với dữ liệu nhân viên, công ty khách hàng có trách nhiệm thông báo cho người lao động và có căn cứ hợp pháp để xử lý (ví dụ: thực hiện hợp đồng lao động, nghĩa vụ thuế, bảo hiểm theo luật). Yêu cầu về dữ liệu của người lao động nên gửi trước tiên cho công ty của họ; Chúng tôi sẽ hỗ trợ công ty thực hiện.
3. Dữ liệu chúng tôi xử lý
3.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản
- Họ tên, email, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, ngày vào làm.
- Số căn cước công dân, địa chỉ thường trú, mã số thuế cá nhân, số người phụ thuộc.
- Thông tin hợp đồng lao động; file scan hợp đồng (PDF/ảnh) do công ty tải lên.
- Giờ chấm công vào/ra, giờ tăng ca, làm đêm; đơn nghỉ phép và lý do.
- Nội dung câu hỏi gửi cho Trợ lý AI và câu trả lời.
- Thông tin kỹ thuật: thời điểm đăng nhập, địa chỉ IP, loại trình duyệt (do nhà cung cấp máy chủ ghi lại để bảo mật).
3.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
- Thông tin tài chính: lương, phụ cấp, thưởng, khoản khấu trừ, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, ngân hàng và số tài khoản nhận lương.
- Thông tin sức khỏe: đơn "Nghỉ ốm" và lý do nghỉ do người dùng tự ghi. Khuyến nghị: chỉ ghi "nghỉ ốm", không cần ghi tên bệnh.
Chúng tôi không thu thập vị trí GPS, ảnh khuôn mặt, vân tay hay dữ liệu sinh trắc học.
4. Mục đích xử lý
- Tạo và quản lý tài khoản, đăng nhập, khôi phục mật khẩu.
- Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động cho công ty khách hàng.
- Ghi nhận chấm công, xử lý đơn nghỉ phép.
- Tính lương, bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN; lập phiếu lương, bảng lương, file chuyển khoản.
- Trả lời câu hỏi qua Trợ lý AI (chỉ khi người dùng chủ động hỏi).
- Gửi email cần thiết cho dịch vụ (xác nhận email, đặt lại mật khẩu, thông báo quan trọng).
- Bảo đảm an toàn hệ thống, phát hiện truy cập trái phép, sao lưu và khôi phục.
- Thu phí dịch vụ, xuất hóa đơn, thực hiện nghĩa vụ kế toán – thuế của Chúng tôi.
Chúng tôi không dùng dữ liệu cho quảng cáo, không bán, không chuyển cho bên thứ ba vì mục đích thương mại, và không dùng dữ liệu nhân viên để huấn luyện mô hình AI.
5. Trợ lý AI và xử lý tự động
- Nút "Hỏi trợ lý AI" là một chương trình trí tuệ nhân tạo (Claude, do Anthropic, PBC – Hoa Kỳ cung cấp), không phải người thật.
- Khi bạn hỏi, câu hỏi và dữ liệu cần thiết để trả lời (ví dụ số ngày phép, bảng chấm công, phiếu lương mà bạn có quyền xem) được gửi tới Anthropic để xử lý. Trợ lý không đọc được dữ liệu ngoài quyền của bạn.
- Câu trả lời chỉ mang tính tham khảo, có thể sai, không thay thế tư vấn của luật sư, kế toán.
- Lịch sử hỏi đáp được lưu để hiển thị lại cho bạn và tính điểm sử dụng.
- Bạn có thể không dùng Trợ lý AI; mọi chức năng khác vẫn hoạt động bình thường.
- Việc tính lương, thuế, bảo hiểm, số ngày nghỉ là phép tính theo công thức cố định (không phải AI). HR của công ty kiểm tra, có thể sửa và chốt bảng lương; người lao động có quyền yêu cầu công ty giải thích, xem lại kết quả.
6. Ai được xem dữ liệu
| Vai trò | Được xem |
|---|---|
| Nhân viên | Hồ sơ, chấm công, đơn nghỉ, phiếu lương của chính mình; tên, phòng ban, chức vụ của đồng nghiệp |
| Quản lý | Thêm: hồ sơ, chấm công, đơn nghỉ của phòng mình làm trưởng phòng – không xem lương |
| HR, Admin công ty | Dữ liệu của toàn bộ công ty mình |
| Chúng tôi | Chỉ truy cập khi cần hỗ trợ kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng, khắc phục sự cố hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
Dữ liệu của các công ty được tách biệt hoàn toàn: công ty này không thể xem dữ liệu của công ty khác.
7. Nhà cung cấp dịch vụ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Để vận hành, Chúng tôi sử dụng các nhà cung cấp sau. Dữ liệu chỉ được chuyển ở mức cần thiết và các nhà cung cấp phải bảo mật theo hợp đồng dịch vụ của họ.
| Nhà cung cấp | Việc làm | Nơi xử lý |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Lưu trữ cơ sở dữ liệu, file hợp đồng, đăng nhập | Singapore |
| Vercel Inc. | Hiển thị trang web | Hoa Kỳ và mạng máy chủ toàn cầu |
| Anthropic, PBC | Trợ lý AI (chỉ khi người dùng hỏi) | Hoa Kỳ |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Gửi email xác nhận, đặt lại mật khẩu | Liên minh châu Âu |
Khi đăng ký và sử dụng dịch vụ, bạn được thông báo và đồng ý rằng dữ liệu được chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam tới các nơi nêu trên. Chúng tôi thực hiện thủ tục đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định.
8. Thời gian lưu trữ
- Dữ liệu được lưu trong suốt thời gian công ty khách hàng sử dụng dịch vụ.
- Khi người lao động nghỉ việc, công ty có trách nhiệm xóa hoặc giữ lại dữ liệu theo luật (ví dụ chứng từ lương, kế toán phải lưu theo Luật Kế toán). HR có thể xóa hồ sơ trực tiếp trong app.
- Khi gói dịch vụ hết hạn, tài khoản chuyển sang chế độ chỉ xem trong 90 ngày để công ty tải dữ liệu về. Sau đó, Chúng tôi thông báo qua email và xóa dữ liệu của công ty trong vòng 30 ngày, trừ khi công ty gia hạn hoặc pháp luật yêu cầu giữ lại.
- Bản sao lưu kỹ thuật được ghi đè tự động theo chu kỳ của nhà cung cấp máy chủ.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán phí dịch vụ được lưu theo thời hạn của pháp luật kế toán, thuế.
9. Quyền của bạn
Bạn có quyền: được biết; đồng ý hoặc không đồng ý; rút lại sự đồng ý; xem và nhận bản sao dữ liệu; yêu cầu chỉnh sửa; yêu cầu xóa; yêu cầu hạn chế hoặc phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định.
- Nhân viên: xem dữ liệu của mình trong mục "Hồ sơ của tôi", "Phiếu lương của tôi". Muốn sửa hoặc xóa, vui lòng liên hệ HR công ty mình.
- Hoặc gửi yêu cầu cho Chúng tôi qua email , ghi rõ họ tên, email đăng nhập, tên công ty và yêu cầu.
- Chúng tôi phản hồi trong vòng 02 ngày làm việc và thực hiện trong thời hạn pháp luật quy định (thường từ 10 đến 20 ngày tùy loại yêu cầu; có thể lâu hơn nếu cần phối hợp với công ty của bạn).
Lưu ý: việc rút đồng ý hoặc xóa dữ liệu không ảnh hưởng đến xử lý đã thực hiện trước đó. Một số dữ liệu công ty bắt buộc phải giữ theo luật (thuế, bảo hiểm, kế toán) có thể không xóa ngay được; khi đó chúng tôi sẽ giải thích rõ lý do.
10. Biện pháp bảo vệ dữ liệu
- Kết nối được mã hóa (HTTPS); mật khẩu được mã hóa một chiều, Chúng tôi không đọc được mật khẩu của bạn.
- Phân quyền ở tầng cơ sở dữ liệu (Row Level Security): mỗi tài khoản chỉ đọc được đúng phần dữ liệu được phép.
- Thông tin nhạy cảm (CCCD, mã số thuế, tài khoản ngân hàng) tách ra bảng riêng, khóa chặt hơn.
- File hợp đồng lưu ở kho không công khai; link xem chỉ có hiệu lực 5 phút.
- Các thay đổi quan trọng (đơn nghỉ, chấm công, chốt lương) chỉ thực hiện qua hàm máy chủ có kiểm tra quyền; sửa chấm công bắt buộc ghi lý do.
Khi xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu, Chúng tôi sẽ thông báo cho công ty khách hàng ngay khi phát hiện và phối hợp thông báo cho cơ quan chức năng (Bộ Công an) trong vòng 72 giờ theo quy định.
11. Cookie và bộ nhớ trình duyệt
App chỉ lưu trên trình duyệt của bạn những thông tin cần thiết để giữ đăng nhập và nhớ lựa chọn (ví dụ mức Trợ lý AI). App không dùng cookie quảng cáo hay công cụ theo dõi của bên thứ ba.
12. Trẻ em
Dịch vụ dành cho doanh nghiệp và người lao động. Nếu công ty sử dụng lao động chưa thành niên (từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi theo Bộ luật Lao động), công ty có trách nhiệm có sự đồng ý theo quy định khi xử lý dữ liệu của người đó.
13. Thay đổi chính sách
Khi thay đổi nội dung quan trọng, Chúng tôi sẽ thông báo trên app hoặc qua email ít nhất 15 ngày trước khi áp dụng và đề nghị bạn xác nhận lại nếu pháp luật yêu cầu. Phiên bản hiện tại luôn có tại trang này.
14. Liên hệ
Mọi câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân, vui lòng gửi về hoặc gọi .